Face à un marché de plus en plus exigeant et compétitif, Takaro Concept, PME active dans l’impression tous supports, s’est lancée dans un projet de transformation digitale. L’objectif : optimiser ses processus et répondre aux attentes croissantes de ses clients. Pour réussir ce défi, l’entreprise s’est entourée de Keybop Conseil, un partenaire stratégique pour structurer et mettre en œuvre ce projet.

Depuis sa création en 2008 dans l’Ain, Takaro Concept a connu une croissance régulière. En raison de ce développement et des pics d’activité saisonniers qu’elle connaissait, la PME a commencé à ressentir le besoin de moderniser ses outils et d’engager une transformation digitale profonde. « Nous avons un gros pic d’activité situé entre octobre et février. On réalise 70 % de notre chiffre d’affaires sur ces quelques mois, car nos clients sont majoritairement des boutiques touristiques en stations de ski », explique Emilien Ponçon, designer et chef de projet. La transformation envisagée n’était donc pas qu’un simple ajustement technique, mais une véritable démarche stratégique pour assurer la pérennité de l’entreprise tout en conservant sa flexibilité et son agilité.

ŒIL EXTÉRIEUR

Pour structurer son projet, Takaro fait appel à Jean-Michaël Peinchina, fondateur de Keybop Conseil et expert en transformation digitale dans les industries graphiques. Son rôle : accompagner l’entreprise dans l’analyse de ses besoins et le choix des solutions les mieux adaptées. L’expert souligne l’importance de mobiliser les équipes d’une entreprise qu’il conseille dès le départ : « Impliquer les collaborateurs permet de mieux cerner les besoins et de faciliter l’acceptation du changement. Cela crée un environnement propice à une transformation réussie. »

Pour Takaro, cette collaboration permet de clarifier des priorités parfois implicites et de mieux comprendre leurs impératifs. « Nous sommes dans l’opérationnel et la production, mais on prend aussi le temps de se poser. Cette prise de recul est régulière, et même de plus en plus fréquente parce que l’on se structure en ce sens. Mais nous avons aussi besoin de quelqu’un d’externe à l’entreprise. Se faire accompagner, c’est indispensable. Cela sert à la fois à confirmer des choix et des ressentis que l’on a, mais aussi à ouvrir quelques portes auxquelles on n’aurait pas pensé », précise Emilien Ponçon.

TRANSITION EN DOUCEUR

Jean-Michaël Peinchina a introduit une méthodologie rigoureuse dans la démarche, notamment en testant les outils présentés via des scénarios spécifiques, afin d’identifier les solutions les plus adaptées aux besoins de Takaro. Ce travail a non seulement permis de mieux définir et comprendre les besoins de l’entreprise, mais aussi à assurer que chaque décision prise était en phase avec les objectifs à court et long terme de l’équipe.

Le projet de Takaro a été segmenté en plusieurs étapes pour assurer une transition en douceur. Une première était relative la centralisation des commandes. Grâce à une application tierce connectée à l’ERP, la prise de commandes a été simplifiée, réduisant le temps de traitement de plusieurs semaines à quelques jours. L’évolution vers le nouvel ERP a permis de tout centraliser dans un seul et même outil, encourageant l’efficacité et évitant les problèmes de connexion entre les différents outils.

Deuxième étape, l’optimisation de la production. La digitalisation des flux a offert une meilleure anticipation des besoins en matières premières et de limiter les erreurs de stock. Quant à la troisième étape, elle touchait aux perspectives. Un module web-to-print destiné au BtoC a été prévu pour compléter l’offre actuelle centrée sur le BtoB et pouvoir faire évoluer l’outil, afin de mettre en place, régulièrement, de nouvelles fonctionnalités. Emilien Ponçon insiste sur l’importance de cette phase : « On va y gagner beaucoup de temps et d’efficacité parce que nous aurons une vraie vision. Nous allons savoir bien en amont quelle matière il nous faut pour produire et à quelle période. »

« MÉTHOLOGIE, AGILITÉ ET PATIENCE »

Avec ce projet, Takaro démontre qu’une petite structure peut adopter des stratégies dignes de grandes entreprises, grâce à une vision stratégique et des outils adaptés. La nouvelle solution choisie répond aux spécificités de la société et offre des perspectives d’évolution qui lui permettront d’accompagner sa croissance. « L’automatisation, c’est nécessaire. L’idée consiste à gagner du temps et de l’efficacité. On remarque déjà que nous sommes désormais plus proches de nos clients et nous apportons plus de services, car on a le temps de le faire », se félicite le chef de projet.

Si Jean-Michaël Peinchina estime également qu’aller vers l’automatisation représente aujourd’hui une nécessité absolue, il n’existe toutefois pas de recette miracle. En effet, chaque structure a ses propres problématiques et ses propres besoins. Certaines, comme Takaro, souhaiterons mettre en place des solutions rapides, tandis que d’autres feront le choix d’un investissement plus lourd sur la durée. Tout dépendra de la complexité de l’outil que l’on souhaite mettre en place, mais également du point de départ. Pour le consultant, « les piliers les plus importants dans la mise en place d’un tel projet restent la méthodologie, l’agilité et la patience. »